8. Arkivering og saksbehandling

Denne teksten er fra eKommune 2012. Innspill til BFK-planen skrives i kommentarfeltet nedenfor.



Forvaltningens saksdokumenter er offentlige. Både arkivloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven stiller krav til offentlige ­organer når det gjelder arkiv. Arkiv består av dokumenter på et medium som lagrer informasjon for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring. Arkivloven og forskriftene gjelder for alle typer arkiv og stiller krav til oppbevaring, håndtering og tilgjengeliggjøring. Dette gjelder også informasjon og dokumentasjon som håndteres i sak-/arkivsystem og fagsystem. Kommuner og fylkeskommuner må ha tilgang til digitalt depot som sikrer tilgang til dokumentene over tid.
Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser. Elektroniske saksbehandlingsløsninger som sikrer overføring av data mellom portaler, databaser, sak-/arkivsystemer og fagsystemer for de viktigste løsningene, krever at det utvikles standarder for dette, både organisatorisk, semantisk og teknologisk.
Riksarkivaren har etablert et prosjekt som skal utforme en ny versjon av Noark-standarden - Noark 5 - basert på erfaringene med Noark 4 og endringene i saksbehandling og arkivdanning. Noark 5-standarden har vært på høring og skal være ferdig i løpet av 2008/2009.
Mål
1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha ­gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser.
2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert en løsning hvor korrespondanse til og fra forvaltningen er tilgjengelig på internett, med unntak av informasjon som inneholder taushetsbelagte opplysninger eller er unntatt offentlighet.
3 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi.
4 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha ­utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer.
Tiltak
1 KS vil etablere ei faggruppe for elektronisk arkiv under KS' ­IKT-forum.
2 KS vil utarbeide og forvalte standarder for integrasjon mellom datafangstsystemer, sak-/arkivsystemer og fagsystemer.
3 KS vil utarbeide en veileder for håndtering av henvendelser i henhold til arkivlovverket, herunder elektroniske skjema.